Privacyverklaring Traais Energie Collectief

Versie 25-8-2022

Coöperatieve Gegevensverwerking Terheijden

 Naam van de gegevensverwerking

Coöperatieve Gegevensverwerking Terheijden (CGT).

Deelnemende organisaties:

  1. Traaise Energie Maatschappij B.V., gevestigd te Terheijden, hierna te noemen TREM, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71736972, kantoorhoudend aan de Schansstraat 17 4844 AR te Terheijden;

en

  1. Coöperatieve Vereniging Traais Energie Collectief U.A., gevestigd te Terheijden, hierna te noemen TEC, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 71702202, kantoorhoudend aan de Schansstraat 17 4844 AR te Terheijden;

en

  1. Coöperatie Traaise Buurstroom U.A., gevestigd te Terheijden, hierna te noemen TB, ingeschreven bij de Kamer van Koophandel onder nummer 74247654, kantoorhoudend aan de Schansstraat 17 4844 AR te Terheijden.

Gezamenlijk aangeduid als de Deelnemende Organisaties, en elk afzonderlijk ook als een Deelnemende Organisatie.

Doel van de gegevensverwerking

Administratie van burgerparticipatie in Terheijden, waaronder de ledenadministratie van Traais Energie Collectief (TEC), het obligatieregister van Traaise Energie Maatschappij (TREM) en het participatieregister van Coöperatie Traaise Buurstroom (TB).

Gezamenlijke verwerkingsverantwoordelijkheid

De Coöperatieve Gegevensverwerking Terheijden is een gezamenlijke verantwoordelijkheid van de Deelnemende Organisaties, zoals bedoeld in artikel 26 van de Algemene verordening gegevensverwerking (AVG).

Deze gezamenlijke verantwoordelijkheid duurt voort zolang TREM belast is met de administratie van het participatieregister van TB en de ledenadministratie van TEC.

Contactpunt

Contactpunt voor de coöperatieve gegevensverwerking: TREM.

Email: info@traaiseenergiemaatschappij.nl

Middelen van de verwerking

Het middel van de verwerking is het relatiemanagement systeem voor energiecoöperaties, Econobis en daarmee samenwerkende programmatuur, waaronder programmatuur voor e-mail en financiële administratie. Daarnaast wordt er gebruik gemaakt van SharePoint.

Rechtsgrond van de verwerking

  1. Gerechtvaardigd belang van de Deelnemende Organisaties
    a. Coöperatieve administratie van burgerparticipatie (via TREM);
    b. Het bieden van één loket voor burgerparticipatie.
  2. Overeenkomst met betrokkene.
    a. Obligatieovereenkomst (TREM);
    b. Ledenovereenkomst (TEC);
    c. Participatieovereenkomst (TB)
    d. Overige overeenkomsten (TREM).
  3. Toestemming van betrokkene.
    a. Voor toezending van nieuwsberichten;
    b. Voor het doen van gerichte aanbiedingen;
    c. Voor vastlegging naar energievoorzieningen en -maatregelen.
  4. Wettelijke verplichting van de verwerkingsverantwoordelijke(n).
    a. Algemene administratieplicht van artikel 2:10 BW;
    b. Overige wettelijke verplichtingen.

Categorieën van personen/betrokkenen

  1. Inschrijvers voor Traaise Bouwstenen
  2. Houders van Traaise Bouwstenen
  3. Contractanten van TREM
  4. Leden van TEC
  5. Inschrijvers voor Traaise Zondelen
  6. Houders van Traaise Zondelen
  7. Overige relaties van TREM

Verhouding met betrokkene

TREM is contactpunt en administrateur ten aanzien van alle (categorieën van) betrokkenen.
TREM heeft een relatie met inschrijvers voor Traaise Bouwstenen en houders van Traaise Bouwstenen. Hierbij is sprake van een overeenkomst met de betrokkene (de obligatieovereenkomst). Daarnaast heeft TREM een relatie met andere contractanten.
TB heeft een relatie met inschrijvers voor Traaise Zondelen en houders van Traaise Zondelen. Hierbij is sprake van een overeenkomst met de betrokkene (de participatieovereenkomst).
TEC heeft een relatie met de leden en donateurs van TEC. Hierbij is sprake van een overeenkomst met de betrokkene (de ledenovereenkomst).

Soort gegevens die worden verwerkt

  • Tenaamstelling: voornaam, achternaam, tussenvoegsel.
  • Geslacht, geboortedatum, geboorteplaats.
    In geval van minderjarige relaties, leggen we ook altijd de gegevens van de wettelijke vertegenwoordiger vast.
  • Contactgegevens: straat, postcode, woonplaats, land, provincie, e-mailadressen, telefoonnummers, webadressen.
  • Bankgegevens: IBAN, BIC, tenaamstelling rekening, plaats rekening.
  • Inloggegevens: gebruikersnaam, wachtwoord en gebruiker identificatienummer.
  • Online identificatiegegevens: IP-adres, geo-locatie, gebruikte browser en besturingssysteem.
  • Het opvragen van persoonsgegevens middels aanwezige (online) formulieren.
  • Indien noodzakelijk: Energie aansluitgegevens, en energieleverancier.
  • Participaties en/of deelnemingen in projecten.
  • Gerealiseerde opbrengsten per participatie/deelname.
  • Informatie contactmomenten

Bewaartijd

De persoonsgegevens worden in principe bewaard zolang ze voor enig project van betekenis zijn en dat project voortduurt. Voorts worden ze bewaard zolang dit voortvloeit uit de relatie met de betrokkene of uit enige wettelijke verplichting (waaronder de wettelijke administratieplicht).

Nadat een overeenkomst met betrokkene is geëindigd worden desbetreffende gegevens bewaard voor zover dat van belang is voor de wettelijke administratieplicht van desbetreffende Deelnemende Organisatie. Deze bedraagt in principe 7 jaren.

De Traaise Bouwsteengegevens worden in ieder geval bewaard totdat het verschuldigde ingevolge de Traaise Bouwstenen geheel is voldaan. Daarna gaat er een termijn van twee jaren lopen waarin deze gegevens nog worden bewaard. Na verloop van die termijn worden de Traaise Bouwsteengegevens verwijderd en vernietigd. Deze termijn van twee jaren wordt echter opgeschort indien en zolang er nog onzekerheid bestaat over de afhandeling van Traaise Bouwstenen.

De Traaise Zondelengegevens worden in ieder geval bewaard totdat het verschuldigde ingevolge de Traaise Zondelen geheel is voldaan. Daarna gaat er een termijn van twee jaren lopen waarin deze gegevens nog worden bewaard. Na verloop van die termijn worden de Traaise Zondelengegevens verwijderd en vernietigd. Deze termijn van twee jaren wordt echter opgeschort indien en zolang er nog onzekerheid bestaat over de afhandeling van Traaise Zondelen.

Technische interactiegegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor de goede werking van de programmatuur of voor (bewaking van) de beschikbaarheid, integriteit of vertrouwelijkheid van verwerkte gegevens.

Toestemming voor verwerking

Betrokkenen die toestemming hebben gegevens voor verwerking van hun gegevens worden in staat gesteld om die toestemming net zo makkelijk weer in te trekken. Voor zover er na intrekking van toestemming geen rechtvaardigingsgrond resteert voor verwerking van desbetreffende gegevens worden deze na die intrekking verwijderd.

Eventuele ontvangers van gegevens

  • Deelnemende Organisaties in de coöperatieve gegevensverwerking.
  • Groepsmaatschappijen van een Deelnemende Organisatie.
  • Derden die door (een of meer van) de Deelnemende Organisaties worden ingeschakeld in het kader van een of meer van de rechtvaardigingsgronden van de gegevensverwerking.
  • Derden die door de betrokkene worden ingeschakeld, en die daarbij met toestemming van de betrokkene gebruik kunnen maken van de Coöperatieve Gegevensverwerking Terheijden (zoals bijvoorbeeld energiecoaches).
  • Openbare autoriteiten en toezichthouders, ingevolge een plicht van (een van) de Deelnemende Organisaties, bijvoorbeeld in het kader van belastingaangifte of nakoming van subsidievoorwaarden.

Je rechten in verband met de gegevensverwerking

Wanneer je gegevens in de Coöperatieve Gegevensverwerking Terheijden worden verwerkt heb je bepaalde rechten. Zo heb je recht op inzage. Ook heb je recht op rectificatie of wissing van je persoonsgegevens. Je kan bovendien verzoeken om de verwerking te beperken. Desbetreffende gegevens worden dan gemarkeerd om de verwerking ervan in de toekomst te beperken (artikel 4 sub 3 AVG). Verder heb je het recht om tegen verwerking bezwaar te maken. Ook heb je recht op overdraagbaarheid van je gegevens.

Precieze beschrijving van genoemde rechten vind je in de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG).

  1. Het recht op inzage (artikel 15 AVG).
  2. Het recht op rectificatie (artikel 16 AVG).
  3. Het recht op wissing van gegevens (artikel 17 AVG).
  4. Het recht op beperking van de verwerking (artikel 18 AVG).
  5. Het recht op bezwaar tegen de verwerking (artikel 21 AVG).
  6. Het recht op gegevensoverdraagbaarheid (artikel 20 AVG).

Overdraagbaarheid van gegevens (6)

Het recht op overdraagbaarheid van gegevens houdt in dat je recht hebt om de door jou verstrekte gegevens in een gestructureerde, gangbare en machineleesbare vorm te verkrijgen. Dit recht heb je ten aanzien van door jou verstrekte gegevens die worden verwerkt op basis van jouw toestemming of vanwege een overeenkomst met je. Die gegevens worden immers niet verwerkt op basis van toestemming of overeenkomst, maar op basis van gerechtvaardigd belang van TREM.

Rechtstreekse doorzending van gegevens uit de Coöperatieve Gegevensverwerking Terheijden naar een andere gegevensverwerker is niet mogelijk.

Recht van bezwaar (5)

Je hebt recht om bezwaar te maken tegen de verwerking van je persoonsgegevens. Wanneer dat gegevens zijn die worden verwerkt vanwege een gerechtvaardigd belang van TREM of van de Deelnemende Organisaties, zal het belang van die verwerking dan worden afgewogen tegen jouw specifieke belang om die verwerking achterwege te laten. De verwerking wordt vervolgens gestaakt, tenzij het belang van TREM of de Deelnemende Organisaties zwaarder weegt.

Wanneer je bezwaar maakt tegen verwerking ten behoeve van direct marketing, worden desbetreffende persoonsgegevens niet meer voor dat doel verwerkt.

Beperking van de verwerking (4)

Recht op beperking van de verwerking heb je in de gevallen genoemd in artikel 18 AVG.

Recht op vergetelheid (3)

Je hebt recht op wissing van je persoonsgegevens in de gevallen genoemd in artikel 17 AVG.

Recht op rectificatie (2)

Je hebt recht op rectificatie en vervollediging van je persoonsgegevens.

Inzage (1)

Via dit document geven wij je algemene informatie over de Coöperatieve Gegevensverwerking Terheijden. In aanvulling daarop heb je recht op een kopie van de door ons verwerkte gegevens. Voor aanvullende kopieën kan TREM een redelijke vergoeding in rekening brengen.

Intrekking van toestemming

Indien je toestemming hebt gegeven voor verwerking van je gegevens, dan kun je die toestemming op elk moment weer intrekken. Je kan dat doen door TREM per e-mail van die intrekking op de hoogte te stellen. Als er geen andere grond is die de verwerking dan nog rechtvaardigt, wordt deze verwerking dan gestaakt.

Klachtrecht

Indien je meent dat de verwerking van je persoonsgegevens inbreuk maakt op de AVG kun je een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. Wij verzoeken je, alvorens je daartoe over gaat, ons van je klacht op de hoogte te stellen en ons gelegenheid te geven erop te reageren.